Die Hochschule für Technik Stuttgart ist als öffentlicher Auftraggeber verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) in den zugelassenen elektronischen Rechnungsformaten XRechnung (alternativ auch: EN 16931 oder ZUGFeRD 2.0) ab dem 18.04.2020 anzunehmen.

Für Auftragnehmer ist die Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen derzeit noch freiwillig.

Verpflichtung des Rechnungsstellers zur Erstellung und Übermittlung der E-Rechnung:

Ab dem 01.01.2022 bei einem Rechnungsbetrag über 1.000 € (ohne USt.)

und ab dem 01.01.2026 für alle Rechnungen.

Auftragnehmer, die eine elektronische Rechnung an die Hochschule für Technik Stuttgart stellen, senden diese bitte per E-Mail mit der Rechnungsdatei in einem der zugelassenen Rechnungsformate an: xrechnung@hft-stuttgart.de.

Ergänzend zur Rechnung können die rechnungsbegründenden Unterlagen in folgenden Formaten beigelegt werden:       

  • PDF-Dokumente
  • Bilder (PNG, JPG)
  • Textdateien (CSV)
  • Excel-Tabellendokumente (XLSX)
  • OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)

Hinweis: Die Hochschule beteiligt sich nicht am zentralen Rechnungseingangs-Portal des Landes Baden-Württemberg (ZRE), weshalb keine Leitweg-ID benötigt wird. Bitte senden Sie Ihre Rechnungen ausschließlich an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Bis zur Verpflichtung der E-Rechnung können reine PDF-Rechnungen alternativ an folgende E-Mail-Adresse gesendet werden: pdfrechnung@hft-stuttgart.de

Häufig gestellte Fragen:

Die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen ist in Baden-Württemberg durch § 4a E-Government-Gesetz Baden-Württemberg (EGovG BW) sowie durch die am 20. März 2020 im Gesetzblatt veröffentlichte E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg (ERechVOBW) erfolgt.

Durch diese Regelungen werden alle Auftraggeber nach § 98 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen, für die die Vergabekammer BW zuständig ist (also auch die Hochschule für Technik), ab 18. April 2020 zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet, die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen in einem der europäischen Norm 16931 entsprechenden Format (XML-Dokumente) ausgestellt wurden. Ausnahmen bestehen für Rechnungen mit geheimhaltungsbedürftigen Daten sowie für Bar- und Sofortzahlungen.

Eine elektronische Rechnung im Sinne des  E-Government-Gesetz Baden-Württemberg (ERechVOBW) ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird, wenn es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.

Für Auftragnehmer ist die Ausstellung und Übermittlung der e-Rechnung derzeit noch freiwillig. Ab dem 01.01.2022 gilt die Verpflichtung bei einem Rechnungsbetrag über 1.000 € (ohne USt.). Ab dem 01.01.2026 sind alle Rechnungen als e-Rechnung einzureichen.

Bis zur Verpflichtung der e-Rechnungen können einfache pdf-Rechnungen an pdfrechnung@hft-stuttgart.de gesandt werden.

Neben dem von der deutschen Verwaltung entwickelten Standard XRechnung akzeptiert der Rechnungseingang der Hochschule für Technik auch andere strukturierte Rechnungsformate, sofern auch sie konform zur Norm EN 16931 oder ZUGFeRD 2.0 sind.

Grundsätzlich ist es den Rechnungsstellern überlassen, wie sie Rechnungen in einem der zugelassenen Rechnungsformate erzeugen. Es ist davon auszugehen, dass alle gängigen ERP-Systeme hierzu eine Erweiterung anbieten.

Die Hochschule für Technik nimmt nicht am Zentralen Rechnungseingang teil. Da die Rechnungen direkt im Posteingang der Hochschule eingehen, wird hier auch keine Leitweg-ID benötigt.

Elektronische Rechnungen sind in dem Format aufzubewahren, wie sie empfangen wurden, vgl. die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Ein Ausdruck der Visualisierung genügt nicht.

Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an: digitalisierung@hft-stuttgart.de.